Πώς να διαχειριστείς τις εκκρεμότητες σε ένα project
Έχεις νιώσει ποτέ ότι η λίστα των εργασιών σου δεν τελειώνει ποτέ; Δουλεύεις ατελείωτες ώρες, αλλά τα σημαντικά tasks μένουν πίσω, ενώ δευτερεύουσες υποχρεώσεις απορροφούν τον χρόνο και την ενέργειά σου; Αν ναι, δεν είσαι μόνος. Πολλοί αντιμετωπίζουν την ίδια πρόκληση.
Η διαχείριση ενός έργου μπορεί να μετατραπεί σε χάος αν δεν ξέρεις που να εστιάσεις. Και εδώ έρχεται ο κανόνας 80/20, γνωστός και ως η Αρχή του Παρέτο, μια απλή αλλά ισχυρή αρχή που σε βοηθά να ξεχωρίσεις τις κρίσιμες εργασίες από τις ασήμαντες. Αυτό σημαίνει ότι, αντί να προσπαθείς να τα κάνεις όλα, μπορείς να επικεντρωθείς στο 20% των ενεργειών που θα σου αποφέρουν το 80% των αποτελεσμάτων.
Διαχείριση πολλαπλών προτεραιοτήτων
Ένα από τα μεγαλύτερα προβλήματα που αντιμετωπίζουν οι Project Managers είναι η διαχείριση πολλαπλών προτεραιοτήτων. Όταν όλα φαίνονται επείγοντα, πώς μπορείς να ξεχωρίσεις τι είναι πραγματικά σημαντικό; Η αδυναμία καθορισμού προτεραιοτήτων συχνά οδηγεί σε χαμένο χρόνο και μειωμένη απόδοση της ομάδας. Αντί να εστιάζεις στις εργασίες που έχουν τον μεγαλύτερο αντίκτυπο, καταλήγεις να κυνηγάς μικροδουλειές που δεν συμβάλλουν ουσιαστικά στην επιτυχία του έργου.
Ο κανόνας 80/20 σε βοηθά να κάνεις ακριβώς αυτό: Να εντοπίσεις το 20% των εργασιών που συμβάλλουν στο 80% της προόδου του έργου. Για παράδειγμα, αν διαχειρίζεσαι την ανάπτυξη ενός νέου προϊόντος, δεν είναι απαραίτητο να τελειοποιήσεις κάθε μικρή λεπτομέρεια στο σχεδιασμό του interface πριν καν δοκιμαστεί η βασική λειτουργικότητα. Το πιο αποδοτικό είναι να εστιάσεις στα στοιχεία που θα επηρεάσουν την εμπειρία του τελικού χρήστη και να προγραμματίσεις τις υπόλοιπες βελτιώσεις αργότερα.
Διαχείριση πολλαπλών προτεραιοτήτων
Όμως, πέρα από τις πολλαπλές προτεραιότητες, οι Project Managers συχνά βρίσκονται αντιμέτωποι με έναν ακόμη σοβαρό περιορισμό: την έλλειψη πόρων. Περιορισμένο budget, ελλιπές ανθρώπινο δυναμικό και στενά χρονικά περιθώρια είναι καθημερινή πραγματικότητα για τις περισσότερες ομάδες. Όταν δεν υπάρχουν αρκετοί πόροι, το να προσπαθείς να κάνεις τα πάντα μπορεί να οδηγήσει μόνο σε εξάντληση και αποτυχία.
Η λύση; Εφαρμόζοντας το 80/20, μπορείς να κατανείμεις τους πόρους εκεί που πραγματικά έχουν τη μεγαλύτερη αξία. Αν για παράδειγμα το 80% των καθυστερήσεων στο έργο σου οφείλεται σε ένα συγκεκριμένο bottleneck στη διαδικασία, τότε το να επενδύσεις σε εργαλεία ή εκπαίδευση για την αντιμετώπιση αυτού του προβλήματος θα έχει πολύ μεγαλύτερη απόδοση από το να προσπαθείς να λύσεις δευτερεύοντα ζητήματα.
Ο συνδυασμός σωστής προτεραιοποίησης και έξυπνης κατανομής πόρων είναι αυτό που διαφοροποιεί έναν μέτριο Project Manager από έναν πραγματικά αποτελεσματικό ηγέτη. Εφαρμόζοντας την αρχή 80/20, μπορείς να πάρεις τον έλεγχο του project σου, να μειώσεις το άγχος και να αυξήσεις τις πιθανότητες επιτυχίας.